【例文付】リマインドの意味とは？ビジネスで失礼にならないメール・チャット催促術

ビジネスシーンにおいて「あの件、どうなっていますか？」と相手に尋ねる行為は、多くの人にとって心理的な負担が大きいものです。「催促をして相手を不快にさせたくない」「急かしているようで気が引ける」と悩み、送信ボタンを押すのをためらってしまった経験は誰にでもあるでしょう。

しかし、結論から申し上げますと、リマインドとは単なる「催促」ではなく、相手のうっかり忘れを防ぎ、業務を円滑に進めるための「親切な行為」です。適切なタイミングと言葉選びさえ間違えなければ、決して失礼にはあたりません。むしろ、忙しい相手ほど、丁寧なリマインドを感謝してくれるものです。

本記事では、ビジネスコミュニケーションの専門家としての視点から、以下の3点を中心に解説します。

• 失礼にならないリマインドメールの「件名」と「本文」の具体的テンプレート
• 返信がない相手への「2回目以降」の角を立てない追撃テクニック
• SlackやTeamsなど、現代のビジネスチャットでのスマートなリマインド作法

恐縮しすぎず、かといって失礼にもならない「絶妙なバランス」のリマインド術を身につけ、滞っているタスクをスムーズに動かしていきましょう。

リマインドの意味とビジネスでの重要性

まずは「リマインド」という言葉が持つ本来の意味と、ビジネスシーンにおける役割について深く理解しておきましょう。言葉の定義を曖昧にしたままでは、相手に対して適切なアプローチができません。ここでは、単なる辞書的な意味だけでなく、実務上のニュアンスについて解説します。

「催促」と「リマインド」の違いとは？

「リマインド（remind）」は直訳すると「思い出させる」という意味です。ビジネスにおいては、会議の日時や提出期限などを「再確認する」「念押しする」というニュアンスで使われます。

一方で、よく混同されるのが「催促（督促）」です。この2つは似て非なるものです。最大の違いは「相手に非があるかどうか」という前提と、「緊急度」の高さにあります。

「催促」は、期限を過ぎても対応がない場合など、相手の遅延に対して行動を強く求める行為です。これに対し「リマインド」は、期限が来る前に「忘れていませんか？」と通知したり、期限直後に「状況はいかがですか？」と優しく尋ねたりする行為を指します。

以下の表で、それぞれのニュアンスの違いを整理しました。

このように比較すると、リマインドはあくまで「相手をサポートする行為」であることがわかります。この認識を持つだけで、メールを送る際の心理的ハードルはぐっと下がるはずです。

リマインドを行う3つの目的（再確認・防止・共有）

ビジネスにおいてリマインドを行う目的は、単に「返信をもらうこと」だけではありません。より解像度を上げて分解すると、以下の3つの重要な役割が見えてきます。

• 再確認（Confirmation）：
  お互いの認識にズレがないかを確認します。例えば、会議の前日にリマインドを送ることで、「明日は13時からでしたよね？」という合意形成を再度行い、当日のドタキャンや遅刻を防ぎます。
• 防止（Prevention）：
  タスクの期限切れや、メールの見落としを未然に防ぎます。多忙なビジネスパーソンは、1日に何十通、何百通ものメールを受け取ります。悪気はなくとも、重要な依頼が埋もれてしまうことは日常茶飯事です。リマインドは、その埋もれたタスクを浮上させるための救命具のような役割を果たします。
• 共有（Sharing）：
  プロジェクトのステータス（進捗状況）を周囲と共有します。リマインドを送ることで、CCに入っている他のメンバーにも「この件はまだ完了していない」という事実を知らせることができ、チーム全体のタスク管理に寄与します。

リマインドを怠ると、相手が忘れていた場合に納期遅延が発生し、結果として自分自身の業務スケジュールも崩れてしまいます。つまり、リマインドは「自分の時間を守るための防衛策」でもあるのです。

【マインドセット】「催促が怖い」を克服する考え方

テクニックを学ぶ前に、多くの人が抱える「メンタルブロック」を解消する必要があります。「催促をして嫌われたらどうしよう」「しつこいと思われないか」という不安は、特に真面目で気配りのできる方ほど強く感じるものです。

しかし、その過度な配慮が、かえって業務の停滞を招いている可能性があります。ここでは、リマインドに対するネガティブな感情を払拭し、堂々と連絡するためのマインドセットをお伝えします。

リマインドは「相手を助ける行為」である

もしあなたが、重要な会議の予定をすっかり忘れていたとします。その時、同僚から「明日の会議、よろしくね」とリマインドが来たらどう思うでしょうか。「うるさいな」と思うでしょうか？ おそらく、「教えてくれてありがとう！ 危うく忘れるところだった」と感謝するはずです。

送る側は「相手の時間を奪う」と考えがちですが、受け取る側にとっては「ミスのリスクを回避させてくれるありがたい通知」なのです。リマインドを送ることは、相手の「うっかりミス」という失点を防ぐ、ホスピタリティあふれる行動だと捉え直してください。

相手を不快にさせる原因は「タイミング」と「言い回し」にある

もちろん、すべてのリマインドが歓迎されるわけではありません。相手を不快にさせるリマインドには、明確な原因があります。それは「リマインドそのもの」ではなく、「タイミングの悪さ」と「配慮のない言い回し」です。

例えば、依頼した翌日に「まだですか？」と聞けば、相手は「信用されていない」と感じるでしょう。また、「至急返信してください」と一方的に命令すれば、反発心を招きます。

逆に言えば、適切なタイミングを見極め、相手を尊重する言葉選びさえできていれば、どれだけリマインドを送っても関係が悪化することはありません。重要なのは「何を伝えるか」ではなく「どう伝えるか」です。

怒らせないための魔法の言葉「クッション言葉」一覧

本題に入る前に、相手への気遣いを示す「クッション言葉（緩衝表現）」を挟むことは、ビジネスメールの鉄則です。特にリマインドのような言いにくい内容を伝える際、クッション言葉は衝撃を和らげるエアバッグの役割を果たします。

以下に、リマインド時にそのまま使えるクッション言葉をリストアップしました。これらを文頭に添えるだけで、印象は劇的に柔らかくなります。

ビジネスコミュニケーション・コンサルタントのアドバイス
「新人の頃、私は『とにかく早く回収しなければ』と焦るあまり、『〇〇の件、至急お願いします！』という直球のメールを送り、取引先の担当者を怒らせてしまった経験があります。あの時足りなかったのは、相手の状況への想像力でした。現在は『もしメールが届いていなかったら大変だと思い、念のためご連絡しました』というスタンスを徹底しています。これなら、相手を責めることなく、かつ自然に状況を確認できます。ご自身の不安を解消するためではなく、『相手のメリット』のために連絡するという姿勢を見せることが、堂々とリマインドを送るための最大の秘訣です」

【メール編】コピペで使える！状況別リマインドメールの例文集

ここからは、実際にそのまま使えるメールのテンプレートを紹介します。リマインドメールを作成する際に最も重要なのは、「件名で用件を明確にすること」と「相手に逃げ道を作ること」です。

特に「逃げ道」は重要です。「あなたが忘れているから連絡した」と突きつけるのではなく、「メールが届いていないかもしれない」「私の伝え方が悪かったかもしれない」というスタンスを取ることで、相手のプライドを守りながら返信を促すことができます。

基本構成：件名は「要件＋日付」で明確に

多忙な相手は、件名だけを見てメールを開封するかどうかを判断します。「こんにちは」「お世話になっております」といった件名では、後回しにされるリスクが高まります。

リマインドメールの件名は、以下の要素を含めるのがベストです。

• 【隅付き括弧】で強調： 【再確認】【ご確認】【重要】などを先頭につける。
• 具体的な用件： 何についての連絡か。
• 日付や期限： いつまでの件か。
• 送信者名： 誰からの連絡か（社外の場合）。

良い件名の例：
【再確認】〇月〇日のお打ち合わせ日程について（株式会社〇〇 山田）
【ご確認】見積書のご送付について（期限：〇/〇）

ケース1：日程調整の返信が来ない場合

日程調整のメールを送ったものの、返信がなく日時が確定しないケースです。会議や会食の日が迫っている場合、焦りを感じますが、冷静に再確認を依頼しましょう。

▼【例文】日程調整のリマインド（クリックで展開）

件名：【再確認】お打ち合わせ日程の調整について（〇〇株式会社 山田）

本文：
株式会社〇〇
営業部　〇〇様

いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の山田でございます。

表題の件、〇月〇日にお送りいたしました日程調整のメールにつきまして、ご確認いただけておりますでしょうか。

ご多忙の折、催促するようで大変恐縮ですが、会場手配および同席者のスケジュール調整の都合上、〇月〇日（金）の午前中までにご返信いただけますと幸いです。

なお、先日ご提示した日程でご都合が悪い場合は、改めて候補日を調整させていただきますので、その旨お申し付けください。

もし、本メールと行き違いですでにご連絡いただいている場合は、何卒ご容赦くださいませ。

引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。

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ポイント：
単に「返信してください」と言うのではなく、「会場手配の都合上」など、なぜ期限までに返信が必要なのかという理由を添えることで、相手に納得感を与えやすくなります。

ケース2：資料提出やタスクの期限が迫っている場合（事前リマインド）

まだ期限は過ぎていないものの、期日が数日後に迫っている場合の「予防的リマインド」です。これは相手にとっても助かる通知となるため、比較的送りやすいメールです。

▼【例文】期限前のやんわりリマインド（クリックで展開）

件名：【確認】〇〇資料のご提出期限について

本文：
〇〇様

お疲れ様です。〇〇です。

先日は〇〇の件でお打ち合わせいただき、ありがとうございました。

ご依頼しておりました資料につきまして、提出期限が明後日〇月〇日（水）となっておりますので、念のためご連絡いたしました。

現在の進捗状況はいかがでしょうか。
もし作成にあたりご不明点や、データの不備などがございましたら、お気軽にお申し付けください。

期日通りのご提出に向けて、何か私の方でお手伝いできることがあればお知らせください。

よろしくお願いいたします。

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ポイント：
「忘れているだろうから連絡した」というニュアンスを出さず、「何か困っていることはないか？」というサポートの姿勢を見せることが重要です。「お手伝いできることがあれば」の一言があるだけで、印象は大きく変わります。

ケース3：【高難度】期限を過ぎても返信がない場合の「2回目」の追撃

一度リマインドを送ったにもかかわらず、それでも無視されている（返信がない）場合です。この状況は非常にストレスがかかりますが、感情的になってはいけません。ここで有効なのが「心配メール」というテクニックです。

ビジネスコミュニケーション・コンサルタントのアドバイス
「返信がない相手に対して『以前もメールしましたが』と書くと、責めているニュアンスが強くなります。このような行き詰まった状況では、あえて『メールシステムのエラーで届いていない可能性』を前面に出し、『あなたを心配しています』という体裁を取るのが効果的です。相手も『無視している』という罪悪感を持っていますから、システムトラブルのせいにしてあげることで、返信のハードルを下げることができます」

▼【例文】返信がない場合の心配リマインド（クリックで展開）

件名：【再送】〇〇に関するご確認のお願い

本文：
株式会社〇〇
〇〇様

いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の山田です。

〇月〇日にご連絡いたしました件ですが、その後いかがでしょうか。

ご多忙中とは存じますが、現在までにご返信を確認できておりませんでしたため、念のためご連絡させていただきました。

メールソフトの不具合等で、もし私のメールが届いていない可能性も考え、本メールにて再送させていただきます。
（※下に前回のメールを引用、またはファイルを再添付）

なお、本メールと行き違いでご対応済みでしたら、大変失礼いたしました。その際は、どうかご放念ください。

お手数をおかけしますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。

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ポイント：
「再送」という言葉を使うことで、同じ内容をもう一度送る正当性を持たせます。また、「ご放念ください（気にしないで忘れてください）」という言葉を使うことで、相手がすでに対応していた場合の逃げ道を用意します。

【チャット編】Slack・Teamsでの「ウザくない」リマインド作法

近年では、メールよりもSlackやMicrosoft Teams、Chatwork、LINE WORKSなどのビジネスチャットツールで連絡を取り合う機会が増えています。チャットはメールよりも手軽ですが、その分「距離感」を間違えると、馴れ馴れしいと思われたり、逆に冷たい印象を与えたりするリスクがあります。

チャットツール特有の「ウザくない」リマインド作法を解説します。

メールと同じ文章はNG！チャットならではの「短さ」と「柔らかさ」

チャットでメールのような「拝啓」「時候の挨拶」「署名」といった重厚な形式を用いるのは、ツールの特性に合っておらず、相手に「重い」と感じさせます。チャットのリマインドは、「短く」「簡潔に」「柔らかく」が基本です。

特にスマートフォンで確認している場合、長文はスクロールが必要になり、可読性が著しく低下します。要件は1画面に収まる長さを意識しましょう。

メンション（@）とリアクション機能を活用する

グループチャットやチャンネルでリマインドする場合、必ずメンション（@相手の名前）を付けましょう。メンションがないと、相手への通知が弱く、他のメッセージに埋もれて「自分宛てだと気づかなかった」という言い訳を許してしまいます。

また、相手がリマインドを確認したかどうかを知るために、「確認しましたらスタンプ（リアクション）だけでもお願いします」と添えるのも有効です。返信文章を打つ手間を省かせることで、反応率を高めることができます。

チャットで使える「ソフトな催促フレーズ」集

チャットでは、話し言葉に近い、やや砕けた敬語を使うことで、角を立てずに催促ができます。以下のようなフレーズを活用してみてください。

• 「お手すきの際にスタンプだけでもいただけますと幸いです」
• 「〇〇の件、スレッドにて失礼します。その後進捗はいかがでしょうか？」
• 「他タスク優先で構いませんので、本件の目処だけ教えていただけますか？」
• 「もしお手元に資料があれば、共有いただけると大変助かります！」
• 「（期限当日の朝に）本日の〇〇の件、よろしくお願いいたします🙏」

ビジネスコミュニケーション・コンサルタントのアドバイス
「チャットでのリマインドで最も嫌われるのが『五月雨式（さみだれしき）』の送信です。『あの件ですが』『どうなっていますか？』『まだですか？』と、短文を細切れに連投すると、相手の端末には通知が連続して鳴り響き、非常に高いストレスを与えます。チャットであっても、リマインドは1回のメッセージにまとめて送るのがマナーです。また、絵文字やスタンプを1つ添えるだけで、テキスト特有の冷たさを緩和できるので、社風が許す範囲で積極的に活用することをおすすめします」

そもそも「リマインド」を不要にするための仕組みづくり

ここまでリマインドの送り方を解説してきましたが、究極の理想は「リマインドを送らなくても、相手が期限を守ってくれる状態」を作ることです。自分の業務効率を上げるためにも、リマインドに追われないための仕組みづくりに取り組みましょう。

最初の依頼時に「リマインド予定」を伝えておく

仕事を依頼する段階で、リマインドを送ることを予告してしまうという高度なテクニックです。

例えば、「期限は来週の金曜日ですが、念のため水曜日あたりに進捗確認のご連絡を差し上げますね」と伝えておきます。こうすることで、後日送るリマインドは「催促」ではなく、「約束通りの確認連絡」になります。これなら送る側の心理的負担はゼロになり、相手も「水曜日に連絡が来るからそれまでに進めておこう」という意識が働きます。

Googleカレンダーやタスク管理ツールの自動通知を活用する

「人」から言われるとイラッとするけれど、「機械」からの通知なら素直に受け入れられる、という心理があります。これを活用しましょう。

GoogleカレンダーやOutlook予定表で会議招待を送る際、「通知設定」を細かく設定します。「1日前」「1時間前」「10分前」などに通知が飛ぶように設定しておけば、システムが自動的にリマインドを行ってくれます。

また、SlackやTeamsには、指定した日時に自動でメッセージを投稿する機能があります。これを使って、定期的な提出物（週報など）のリマインドを自動化するのも一つの手です。

自分の「うっかり忘れ」を防ぐ自分宛てリマインド術

相手へのリマインドだけでなく、自分自身がタスクを忘れないようにすることも重要です。自分が忘れてしまっては、相手にリマインドを送ることさえできません。

主要なツールには、自分宛てのリマインド機能が備わっています。

リマインドに関するよくある質問（FAQ）

最後に、リマインド業務に関してよく寄せられる疑問に、Q&A形式でお答えします。

Q. リマインドメールを送る最適なタイミングは？

一般的に、リマインドメールは「期限の2〜3日前」または「期限の前日」に送るのが基本です。あまり早すぎても忘れられますし、期限当日の朝では相手が対応できません。

ビジネスコミュニケーション・コンサルタントのアドバイス
「時間帯で言えば、『午前中』が狙い目です。朝一番にメールを確認し、その日のタスクに組み込んでもらえる可能性が高いからです。また、曜日で言えば『週の半ば（火・水・木）』がおすすめです。月曜日は週末分のメール処理で忙しく、金曜日は週末に向けて慌ただしいため、見落とされるリスクが高まります。相手の繁忙期や定休日を避ける配慮も忘れずに」

Q. 英語で「リマインド」を送る時のフレーズは？

グローバルなビジネスシーンでも、リマインドは頻繁に行われます。英語では以下のような件名やフレーズが一般的です。

• 件名： Reminder: Regarding the meeting on April 1st（リマインド：4月1日の会議について）
• 件名： Gentle Reminder: Project X Deadline（やんわりとしたリマインド：プロジェクトXの期限）
• 本文： Just a quick reminder that…（〜について、取り急ぎリマインドです）
• 本文： I just wanted to follow up on…（〜について、その後の状況を確認したくご連絡しました）

“Gentle Reminder” や “Friendly Reminder” という表現を使うと、日本語の「念のため」「やんわりと」に近いニュアンスを出すことができます。

Q. 「リマインド」という言葉を目上の人に使ってもいい？

「リマインドさせていただきます」という言葉を上司や取引先に使うこと自体は、マナー違反ではありません。しかし、人によっては「カタカナ語で軽く扱われている」「管理されている」と感じる場合もあります。

目上の方に対しては、あえて「リマインド」という言葉を使わず、日本語で丁寧に言い換えるのが無難です。

• × リマインドさせていただきます。
• ○ 念のため、再確認のご連絡を差し上げました。
• ○ 念押しとなってしまい恐縮ですが、よろしくお願いいたします。

相手との関係性や相手の年齢層に合わせて、言葉を選ぶ柔軟性を持ちましょう。

まとめ：リマインド上手は仕事上手。恐れず「丁寧な再確認」を

リマインドは、相手を責めるものでも、自分の評価を下げるものでもありません。むしろ、お互いのミスを防ぎ、信頼関係を守るための高度なビジネススキルです。

「催促して悪いな」と思う気持ちは、裏を返せば「相手への配慮がある」という証拠です。その優しさを、クッション言葉や丁寧な言い回しに乗せて伝えれば、必ず相手にはポジティブに受け取られます。

最後に、リマインドメールを送る前のチェックリストを確認して、自信を持って送信ボタンを押してください。

• 件名： 【再確認】などの隅付き括弧を使い、用件と日付を一目でわかるようにしましたか？
• クッション言葉： 「行き違いでしたらご容赦ください」「お忙しいところ恐縮ですが」などの配慮を入れましたか？
• 逃げ道： 「メールが届いていない可能性」や「不備があったかもしれない」というスタンスを取り入れていますか？
• 目的： 単なる催促ではなく、「相手を助けるため」というマインドセットを持てていますか？

ぜひ今日から、ご紹介したテンプレートやフレーズを活用して、滞っているタスクを一つずつ動かしてみてください。丁寧なリマインドができるようになれば、あなたの仕事の進め方はよりスムーズになり、周囲からの信頼も確実に厚くなるはずです。