【プロ解説】カオナビの評判と機能！Excel脱却で評価運用はどう変わる？他社比較付き

人事評価や人材管理の現場において、「Excelでの管理に限界を感じている」「もっと効率的に、かつ戦略的に人材データを活用したい」という悩みは尽きません。多くの企業が直面するこの課題に対し、タレントマネジメントシステム「カオナビ」は有効な解決策となり得るのでしょうか。

結論から申し上げますと、カオナビは「顔写真」を軸にした直感的な操作性が最大の特徴であり、Excelでの煩雑な評価運用やバラバラになった人材情報の管理からの脱却に最適なツールです。

特に、従業員数が数十名から数百名規模へと拡大し、「誰がどこで何をしているか」が見えにくくなってきた組織において、その真価を発揮します。一方で、労務手続き機能は搭載されていないため、SmartHRなどの労務ソフトとの使い分けや連携が導入成功の鍵となります。

この記事では、業界歴15年のHR DXコンサルタントである私が、以下の3点を中心に徹底解説します。

• Excel管理と比較したカオナビ導入の決定的な3つのメリット
• 導入前に知っておくべきデメリットとSmartHR・HRMOSとの違い
• 失敗しないための導入手順と稟議に通る費用対効果の出し方

公式サイトの美辞麗句だけでなく、現場の実務家目線での「本音」の評判や、導入後の具体的な運用イメージまで踏み込んで解説しますので、ぜひシステム選定の参考にしてください。

カオナビとは？シェアNo.1タレントマネジメントシステムの特徴

「カオナビ」という名称は、多くの人事担当者にとって一度は耳にしたことがあるものでしょう。しかし、具体的に何ができるシステムなのか、単なる「WEB社員名簿」と何が違うのかを正確に把握できている方は意外と少ないかもしれません。

カオナビは、社員のスキルや評価履歴、性格、モチベーションなど、あらゆる人材情報を一元管理し、可視化する「タレントマネジメントシステム」です。市場には多くの類似ツールが存在しますが、カオナビが7年連続シェアNo.1（※ITR Market View調べ）を獲得し続けている最大の理由は、そのユニークな設計思想にあります。

それは、「顔写真」をすべての情報の入り口にしているという点です。多くの業務システムが無機質なテキストデータの羅列であるのに対し、カオナビは常に社員の「顔」が表示されます。これにより、直感的な操作が可能になるだけでなく、組織内のコミュニケーションや相互理解を促進する効果があります。

ここでは、カオナビの基本機能と、なぜ「顔写真」が重要なのかについて、人事戦略の観点から深掘りします。

業界歴15年のHR DXコンサルタントのアドバイス
「人材データの一元化が経営にもたらすインパクトは計り知れません。単なる社員名簿ではなく、顔と名前が一致することで経営層が現場の社員を認知しやすくなり、抜擢人事や適材適所の配置が加速します。『誰がどこにいるか』が見える化される心理的効果は絶大であり、組織の一体感を醸成する土台となります。」

「顔写真」が並ぶ直感的なインターフェース

カオナビの最大の特徴であり、他のシステムと決定的に異なるのが、ログイン直後のダッシュボード画面です。そこには、店舗の棚に商品が並ぶように、あるいはスマートフォンのアルバムのように、社員の顔写真がずらりと並びます。

このUI（ユーザーインターフェース）は、単に見栄えが良いというだけではありません。人事や経営層が社員情報を検索する際、「名前は思い出せないが、顔はわかる」というケースは頻繁に発生します。特に、現場を離れている経営層にとって、テキストだけの社員リストから特定の人物を探し出すのは困難です。

カオナビであれば、部署や入社年次、役職などでフィルタリングし、表示された顔写真の中から対象者を見つけることができます。直感的に「あ、この社員だ」と認識できるスピード感は、多忙な経営層や管理職にとって非常に重要です。また、顔写真をクリックすれば詳細情報にアクセスできるため、会議中に「このプロジェクトの適任者は誰か」を議論する際にも、ホワイトボードに写真を貼るような感覚でシミュレーションが行えます。

さらに、顔写真があることで、システムへの親近感が湧きやすくなるというメリットもあります。無機質なデータベースにはアクセスする気が起きなくても、同僚の顔が見える画面であれば、自然とログイン頻度が高まる傾向にあります。これは、システムの定着率を高める上で無視できない要素です。

人材データベースの一元管理機能（PROFILE BOOK）

カオナビの中核となる機能が「PROFILE BOOK（プロファイルブック）」です。これは、社員に関するあらゆる情報を集約し、一元管理するためのデータベース機能です。

多くの企業では、社員情報が散在しています。基本情報は人事給与システム、評価履歴はExcelファイル、過去の経歴は紙の履歴書、研修受講歴は別の管理台帳といった具合です。これでは、いざ人事異動や抜擢を検討しようとしても、情報を集めるだけで膨大な時間がかかってしまいます。

PROFILE BOOKでは、これらの情報をすべて個人のページに集約できます。基本情報はもちろん、過去の評価、保有資格、スキルセット、SPIなどの適性検査結果、さらには「趣味」や「将来のキャリア希望」といった定性的な情報まで、自由に項目を設定して管理可能です。

特筆すべきは、そのカスタマイズ性の高さです。

ドラッグ＆ドロップの直感的な操作で、管理項目の追加やレイアウトの変更が可能です。「今期から1on1の記録を残したい」「リモートワーク環境のアンケートを取りたい」といったニーズが発生しても、ベンダーに改修を依頼することなく、人事担当者自身ですぐに項目を追加できます。この柔軟性こそが、変化の激しい現代の人事課題に対応できる理由です。

柔軟な評価ワークフロー機能（SMART REVIEW）

もう一つの主要機能が「SMART REVIEW（スマートレビュー）」と呼ばれる人事評価機能です。これは、目標設定から評価入力、面談記録、承認までのワークフローをクラウド上で完結させるものです。

カオナビの評価機能は、特定の評価制度（MBOやOKR、コンピテンシー評価など）に縛られない設計になっています。Excelで作成していた評価シートのレイアウトを、ほぼそのまま画面上で再現できるため、これまでの評価制度を大きく変えることなくシステム化することが可能です。

評価の進捗状況は、管理者画面からリアルタイムで確認できます。「誰が未入力か」「どの部署で承認が止まっているか」が一目瞭然となるため、催促メールを一括送信する機能と合わせて、人事担当者の管理工数を劇的に削減します。

また、過去の評価履歴へのアクセスも容易です。評価入力画面で、前回の評価内容や目標を並べて参照しながら入力できるため、評価者にとっても「過去の経緯を踏まえた適切なフィードバック」がしやすくなります。これにより、評価の納得感や質の向上も期待できるのです。

Excel管理はもう限界！カオナビ導入で解決できる3つの課題

多くの人事担当者がカオナビの導入を検討する最大のきっかけは、「Excelによる管理の限界」です。従業員数が50名、100名と増えるにつれて、Excelでの評価運用やデータ管理は幾何級数的に困難になります。

「ファイルが重すぎて開かない」「誰かが数式を壊してしまった」「最新のファイルがどれかわからない」といったトラブルは、日常茶飯事ではないでしょうか。これらの「Excel地獄」から解放されることは、単なる業務効率化以上の価値を組織にもたらします。

ここでは、カオナビを導入することで具体的に解決できる3つの主要な課題について、Before/Afterを対比させながら詳しく解説します。

業界歴15年のHR DXコンサルタントのアドバイス
「評価運用で最も工数がかかるのは、ファイルの配布・回収・進捗管理・集計です。これらがクラウド上で完結するだけで、人事担当者の残業時間は劇的に削減されます。空いた時間を『制度のブラッシュアップ』や『社員との対話』など、本来人事がやるべきコア業務に充てることができるようになります。」

【評価運用】シートの配布・回収・集計工数をゼロにする

Excelでの評価運用において、最も負荷が高いのが「配布・回収・集計」のプロセスです。

Before：Excel管理の場合
評価期間が始まると、人事担当者は社員ごとのExcelファイルを作成し、メールやチャットで個別に配布します。ファイル名には「2024上期_評価シート_営業部_佐藤」のようにルールを設けますが、提出時には「最新版」「修正版」などの文字が付記され、ファイル名が乱立します。

回収段階では、未提出者のチェックを目視で行い、個別にリマインドメールを送信します。そして、全員分が回収できた後は、一つの集計用Excelにデータをコピペして統合する作業が待っています。このコピペ作業中にミスが発生したり、数式エラーが起きたりするリスクとは常に隣り合わせです。さらに、評価者間でファイルを回覧する際に、パスワードロックをかけたり解除したりする手間も発生し、セキュリティリスクも懸念されます。

After：カオナビ導入後
これらの作業はすべて消滅します。評価シートの配布は、システム上で対象者を選択して「開始」ボタンを押すだけです。社員には通知が届き、ブラウザ上で直接入力を行います。

回収作業も不要です。入力されたデータは即座にデータベースに保存されます。進捗管理画面を見れば、誰がどのステータス（目標設定中、一次評価中、承認完了など）にあるかがグラフで可視化され、未提出者にはシステムからワンクリックで催促メールを送信できます。

集計作業も自動化されます。評価結果は最初からデータベースに入っているため、CSVで出力するだけで分析が可能です。コピペミスや数式エラーの心配はゼロになり、人事担当者は精神的なプレッシャーから解放されます。

【スキル管理】「誰が何ができるか」を検索・抜擢可能にする

組織が大きくなると、「社内にどんなスキルを持った人がいるか」を把握することが困難になります。

Before：Excel管理の場合
「英語が堪能な社員を探したい」「Pythonが使えるエンジニアはいないか」といった経営層からの問い合わせに対し、人事は各部署の管理職にヒアリングして回るか、過去の履歴書ファイル（PDFや紙）を一つひとつ確認する必要があります。情報は属人化しており、優秀なスキルを持っていても、所属部署の上司しかそれを知らないという「埋もれた人材」が発生しやすくなります。

After：カオナビ導入後
カオナビの「SHUFFLE FACE（シャッフルフェイス）」や検索機能を使えば、条件を指定して瞬時に該当者をリストアップできます。「TOEIC 800点以上」かつ「営業経験3年以上」といった複合条件での検索も容易です。

また、社員自身にプロフィールを入力させることで、業務外のスキルや資格、趣味などもデータベース化できます。これにより、新規プロジェクトのメンバー選定や、急な欠員補充の際に、社内から最適な人材をスピーディーに抜擢することが可能になります。客観的なデータに基づく抜擢は、社員のモチベーション向上にも寄与します。

【配置検討】シミュレーション機能で組織図パズルを効率化

組織改編や人事異動の検討（配置シミュレーション）も、Excelでは限界がある業務の一つです。

Before：Excel管理の場合
組織図をExcelやPowerPointの図形描画機能で作っている企業は少なくありません。異動シミュレーションを行う際、箱（図形）を動かして名前を書き換える作業は非常に手間がかかります。また、顔が見えないため、「この部署に若手が偏っていないか」「ハイパフォーマーが固まりすぎていないか」といったバランス感覚を掴むのが難しく、結局は紙に印刷して写真を切り貼りして検討することになります。

After：カオナビ導入後
カオナビの「SYNAPSE TREE（シナプスツリー）」などの機能を使えば、画面上で顔写真をドラッグ＆ドロップするだけで、組織図のシミュレーションが行えます。

異動後の組織において、人員数や平均年齢、平均評価点、人件費の合計などがリアルタイムで再計算され、表示されます。これにより、「Aさんを営業部に異動させると、開発部の平均スキルレベルがどう変化するか」といった影響を定量的に把握しながら検討を進められます。作成したシミュレーション案は複数保存でき、経営会議の場で画面を投影しながら、その場で修正案を作ることも可能です。

良い評判だけではない？カオナビのデメリットと導入の注意点

ここまでカオナビのメリットを強調してきましたが、どのようなツールにもデメリットや「向き不向き」が存在します。導入後に「こんなはずではなかった」と後悔しないためには、カオナビの弱点や導入時のリスクを事前に理解しておくことが不可欠です。

特に、カオナビは「タレントマネジメント」に特化したシステムであるため、人事労務全般をこれ一つでカバーできるわけではない点に注意が必要です。ここでは、現場の視点から見たカオナビのデメリットと注意点を解説します。

業界歴15年のHR DXコンサルタントのアドバイス
「導入後に後悔しないために確認すべきは『カスタマイズ性』の限界です。カオナビは柔軟性が高い反面、複雑すぎる独自の評価制度をそのままシステム化しようとすると無理が生じることがあります。システム導入は、自社の制度を見直し、シンプルにする好機でもあります。システムに合わせて運用を簡素化する勇気も必要です。」

労務手続き（入退社・給与計算）機能は搭載されていない

カオナビ導入を検討する際、最も誤解されやすいのがこの点です。カオナビはあくまで「人材管理・評価・分析」のためのシステムであり、社会保険の手続きや年末調整、給与計算といった「労務管理」の機能は搭載されていません。

したがって、入社時の雇用契約書の締結や、住所変更届の提出、毎月の給与明細の配付などをシステム化したい場合は、SmartHRやfreee人事労務などの「労務管理システム」を別途導入する必要があります。

「カオナビ一つですべての人事業務が完結する」と考えて導入すると、労務担当者から「業務が楽にならない」という不満が出ることになります。多くの企業では、労務管理にはSmartHRを使い、そこで蓄積された社員データをカオナビにAPI連携して、評価や配置に活用するという「併用」のスタイルをとっています。

独自の評価制度を完全再現するには設定の慣れが必要

カオナビの評価機能（SMART REVIEW）は非常に柔軟ですが、その設定には一定のスキルと慣れが必要です。Excelであれば自由にセルを結合したり、複雑な計算式を入れたりできますが、システム化する以上、ある程度の制約は発生します。

例えば、非常に複雑な計算式（「A評価が3回続いたら係数が変わり、かつ部門業績が〇〇以上の場合のみボーナス加算」など）を含む評価シートや、承認ルートが案件ごとに不規則に分岐するようなワークフローは、標準機能だけでは再現が難しい、あるいは設定が極めて煩雑になる場合があります。

導入初期は、カオナビのサポート担当者の支援を受けながら設定を行うことになりますが、運用変更のたびに設定変更が必要になるため、社内に「カオナビの設定ができる担当者（アドミニストレーター）」を育成する必要があります。この担当者が退職してしまうと、システムがブラックボックス化するリスクもあります。

現場社員がデータを入力してくれない「形骸化」のリスク

タレントマネジメントシステム導入の最大の失敗要因は、「現場社員が使ってくれない」ことです。人事部がどれだけ高機能なシステムを用意しても、現場の社員がプロフィール情報やスキル情報を入力してくれなければ、データベースは空っぽのままです。

「忙しいのに、なんでこんな入力をしなきゃいけないんだ」という現場の反発は必ず起きます。特に、導入直後は入力項目が多くなりがちで、社員の負担感が増します。データが更新されず、数年前の情報のまま放置されると、システムは「ただの古い電話帳」と化し、形骸化してしまいます。

▼詳細：現場社員に入力を促すための具体的な施策例

形骸化を防ぐためには、現場社員にとってのメリットを提示し、入力を習慣化させる工夫が必要です。

• 入力項目を必要最小限に絞る：最初から完璧なデータを求めず、まずは「顔写真」と「一言コメント」だけなど、ハードルを下げる。
• 人事評価と連動させる：評価シートの提出と同時にプロフィール更新を必須化するなど、業務フローに組み込む。
• サンクスカード機能を活用する：カオナビ上で「ありがとう」を送り合う仕組みなどを導入し、ポジティブな理由でログインする習慣を作る。
• 経営層が積極的に使う：社長や役員がカオナビを見て社員に声をかけるなど、「見てくれている」という実感を持たせる。

【徹底比較】カオナビ vs SmartHR vs HRMOS！違いと選び方

カオナビの競合としてよく比較されるのが、「SmartHR（スマートHR）」と「HRMOS（ハーモス）」です。これらは機能や得意領域が異なるため、自社の課題に合わせて適切なツールを選定することが重要です。ここでは、3大ツールの違いを明確にし、ポジショニングを解説します。

業界歴15年のHR DXコンサルタントのアドバイス
「労務管理システムとタレントマネジメントシステムの違いと併用のすすめについてですが、SmartHRは『労務管理（守り）』に圧倒的な強みを持ち、カオナビは『タレントマネジメント（攻め）』に特化しています。多くの成長企業では、SmartHRで入社手続きを効率化し、その正確な社員データをカオナビに連携して育成や配置に活用するという『併用』が最適解となっています。」

比較表で見る3大ツールの機能・料金・特徴

SmartHRとの違い：労務管理か、人材育成・抜擢か

SmartHRは、入社手続きや年末調整などの「行政手続き・労務管理」をペーパーレス化することからスタートしたサービスです。そのため、従業員にとっての「使いやすさ（迷わせないUI）」は圧倒的です。近年はタレントマネジメント機能も強化していますが、基本的には「正しい情報を効率よく集める」ことが得意です。

一方、カオナビは当初から「人材の抜擢・配置・評価」のために作られています。「顔写真を見ながら組織図をいじる」「複雑な評価シートをWeb化する」といった機能の深さではカオナビに軍配が上がります。

結論：「紙の入社手続きや年末調整をなくしたい」ならSmartHR。「Excelの評価シートや組織図検討を効率化したい」ならカオナビです。両方の課題がある場合は、両方導入して連携させるのがベストです。

HRMOSタレントマネジメントとの違い：採用連携とUIの好み

HRMOS（ハーモス）は、転職サイト「ビズリーチ」が提供するシステムです。そのため、採用管理システム（HRMOS採用）との連携が強力で、採用時の評価データを入社後の育成にシームレスに繋げられる点が強みです。

機能面ではカオナビと競合しますが、HRMOSはより「データ分析」や「組織の状態可視化（サーベイ）」に力を入れている印象です。カオナビが「顔写真」による直感的な操作（右脳的）を重視するのに対し、HRMOSはデータドリブンな分析（左脳的）を重視する傾向があります。

結論：採用から入社後まで一気通貫でデータを見たい、高度な分析をしたいならHRMOS。現場の管理職や経営層が直感的に操作できる使いやすさを重視するならカオナビがおすすめです。

結論：カオナビを選ぶべき企業の特徴とは

以上の比較から、カオナビの導入を最優先すべき企業は以下の特徴を持っています。

• 従業員数が100名を超え、社員の顔と名前が一致しなくなってきた企業
• 店舗や拠点が多岐にわたり、物理的に社員同士が顔を合わせる機会が少ない企業
• 独自の評価制度を運用しており、パッケージ化されたシステムでは対応できない企業
• ITリテラシーが高くない管理職が多く、直感的な操作性が求められる企業

カオナビの料金プランと費用対効果の考え方

システム導入において避けて通れないのが「コスト」の問題です。カオナビの料金は、導入企業の従業員数や選択するプランによって変動するため、公式サイト上では「要問い合わせ」となっています。しかし、稟議を通すためには概算の予算感と、それを上回る費用対効果（ROI）のロジックが必要です。

業界歴15年のHR DXコンサルタントのアドバイス
「稟議を通すための費用対効果（ROI）の算出ロジックとして、コストを見る際は、システム利用料だけでなく『削減できる人事担当者の人件費』と『離職防止による採用コスト削減効果』を試算に入れると、決裁が通りやすくなります。例えば、評価集計にかかる時間が年間200時間削減できれば、それだけで数百万円分の価値があります。」

目的別に選べる3つの主要プラン

カオナビのプラン構成は、利用目的に応じて主に以下の3つに分かれています（※名称や構成は変更される可能性があるため、最新情報は必ず公式資料で確認してください）。

1. データベースプラン（基本プラン）
   人材情報の一元管理に特化したプランです。PROFILE BOOK（データベース機能）やSHUFFLE FACE（顔写真一覧）などが利用できます。「まずは社員情報を整理したい」「顔が見える化できれば良い」という企業向けです。評価機能は含まれません。
2. パフォーマンスプラン（評価運用向け）
   データベースプランに加え、SMART REVIEW（評価ワークフロー機能）が利用できるプランです。多くの企業がこのプランを選択します。「Excel評価から脱却したい」というニーズにはこれが必須です。
3. ストラテジープラン（分析・戦略向け）
   さらに高度な分析機能や、SPIなどの適性検査ツールとの連携、パルスサーベイ機能などが含まれる最上位プランです。人的資本経営の開示対応など、戦略的な人事を推進したい企業向けです。

料金体系の目安と初期費用について

カオナビの料金体系は基本的に以下の計算式で成り立っています。

初期費用 ＋ （月額利用料 × 利用人数）

• 初期費用：導入時の設定支援やデータベース構築にかかる費用です。数十万円程度が一般的ですが、キャンペーンや契約期間によって変動します。
• 月額利用料：プランと従業員数によって決まります。ボリュームディスカウントが効くケースもあります。

重要なのは、利用人数は「全従業員数」でカウントされるのが一般的だという点です。評価対象外のパート・アルバイトを含めるかどうかでコストが大きく変わるため、導入範囲の検討が必要です。

300名規模の企業における概算コストイメージ

あくまで市場の一般的なSaaSの相場観や口コミ情報に基づく推計ですが、従業員300名規模で「パフォーマンスプラン（評価機能付き）」を導入する場合のイメージは以下の通りです。

• 月額費用：数万円〜十数万円程度（一人当たり数百円〜千円程度のレンジ）
• 年間コスト：100万円〜200万円程度

この金額を高いと見るか安いと見るかは、削減できる工数との比較になります。人事担当者2名が評価時期に2週間かかりきりになっている場合、その人件費だけで数十万円に上ります。さらに、適切な評価による離職率低下（採用コスト削減）の効果を加えれば、十分にペイできる投資と言えるでしょう。

失敗事例から学ぶ！カオナビを定着させる導入プロジェクトの進め方

タレントマネジメントシステムは、「契約してIDを発行すれば終わり」ではありません。むしろ、そこからが本当のスタートです。多くの企業が、導入後の運用定着に苦労し、最悪の場合は解約に至るケースもあります。

私はこれまで多くの企業のシステム導入を支援してきましたが、成功する企業と失敗する企業には明確な違いがあります。それは「段階的に導入しているか」という点です。

業界歴15年のHR DXコンサルタントのアドバイス
「システム定着の鍵は『スモールスタート』と『目的の周知』です。いきなり全機能を使いこなそうとすると失敗します。まずは『社員名簿』として公開し、次に『評価機能』の一部を使うなど、段階的な運用計画を立てることが成功の秘訣です。現場に『また人事が面倒な仕事を増やした』と思わせないことが重要です。」

導入プロジェクト体制の作り方とスケジュールの目安

導入プロジェクトは、通常3ヶ月〜6ヶ月程度の期間を要します。

• 1ヶ月目：要件定義・現状分析
  カオナビで「何を管理するか」を決めます。Excelの項目をすべて移行するのではなく、本当に必要な項目を選定します。
• 2ヶ月目：初期設定・データ移行
  マスタ設定や、既存データのインポートを行います。ここが最も地味で大変な作業です。
• 3ヶ月目：テスト運用・マニュアル作成
  一部の部署でトライアルを行い、不具合や使いにくい点を修正します。同時に操作マニュアルを作成します。
• 4ヶ月目〜：本番稼働・説明会
  全社員に向けて公開します。

体制としては、人事担当者だけでなく、現場の管理職や情報システム部門を巻き込んだプロジェクトチームを作ることが望ましいです。特に現場のキーマンを味方につけ、「このシステムを使うと便利になる」という声を広げてもらうことが有効です。

初期設定で躓かないためのデータ整備のコツ

導入時に最も躓くのが「データが汚い」という問題です。Excelで管理していたデータは、表記ゆれ（「(株)」「株式会社」の混在など）や半角全角の不統一、欠損が多く含まれています。

これをそのままシステムに入れようとするとエラーが多発します。カオナビ導入は、社内のデータを大掃除する絶好の機会と捉え、まずはExcel上でデータを綺麗に整形（クレンジング）することに時間を割いてください。ここを疎かにすると、後で検索しても正しくヒットしない使いにくいシステムになってしまいます。

現場への説明会とマニュアル作成のポイント

現場社員への説明会では、「機能の説明」ではなく「メリットの説明」に重点を置いてください。

「このボタンを押すと保存されます」という操作説明よりも、「これを使うと、評価シートの提出がスマホで5分で終わります」「過去の自分の評価をいつでも見返せるようになります」といった、社員にとっての利便性をアピールすることが重要です。

また、マニュアルは分厚いPDFを作っても誰も読みません。カオナビは直感的に使えるのが売りですので、A4 1枚程度の「クイックスタートガイド」や、操作手順を録画した1分程度の動画を用意するのが効果的です。

よくある質問（FAQ）

最後に、カオナビの導入を検討されている方からよく寄せられる質問にお答えします。

業界歴15年のHR DXコンサルタントのアドバイス
「セキュリティへの懸念について、人事データは機密情報のため、クラウドのセキュリティを心配される経営層もいます。カオナビは金融機関レベルのセキュリティ体制を持っているため、その点を資料で説明すると良いでしょう。また、2段階認証やIPアドレス制限などの機能も標準で備わっています。」

Q. 既存の人事システムや給与ソフトと連携できますか？

はい、可能です。カオナビはCSV入出力に対応しているため、ほぼすべての人事給与システムとデータの受け渡しが可能です。また、主要なシステム（SmartHRなど）とはAPI連携が可能で、ボタン一つでデータを同期できる場合もあります。具体的な連携可否は、利用しているソフト名を伝えて営業担当に確認してください。

Q. サポート体制は？導入支援コンサルティングはありますか？

カオナビはサポート体制が非常に充実しています。専任のサポート担当がつくプランや、導入設定を代行してくれる有料オプション、活用方法を学べるユーザー会「カオナビのワ」などがあります。単なる操作サポートだけでなく、他社の活用事例を共有してくれるなど、カスタマーサクセスに力を入れています。

Q. 無料トライアルやデモ画面の確認は可能ですか？

はい、可能です。Webサイトから申し込みを行うことで、無料トライアルやデモ画面の案内を受けることができます。実際の画面の動きや操作感を確認することは非常に重要ですので、必ず契約前に体験することをおすすめします。

Q. 最低利用期間や解約時のデータはどうなりますか？

契約期間は通常1年間となります。解約時のデータについては、CSV形式ですべてエクスポート（持ち出し）が可能です。ロックインされてデータが取り出せなくなる心配はありませんので、安心して導入できます。

まとめ：カオナビで「顔」が見える組織を作り、人事のDXを成功させよう

本記事では、カオナビの評判や機能、Excel管理からの脱却メリット、そして導入の注意点について解説してきました。

カオナビは、単なる業務効率化ツールではありません。社員の「顔」と「情報」をつなげることで、経営層と現場の距離を縮め、埋もれていた人材の可能性を引き出すための「経営インフラ」です。

Excelでの評価運用に限界を感じているなら、カオナビへの移行は間違いなく業務負荷を軽減し、より戦略的な人事施策への時間を生み出してくれます。しかし、導入すればすべてが自動的に解決するわけではありません。運用ルールを定め、現場を巻き込みながら育てていく姿勢が必要です。

業界歴15年のHR DXコンサルタントのアドバイス
「導入検討中の人事担当者へお伝えしたいのは、ツールはあくまで手段ですが、カオナビは『社員を知る』という人事の基本を強力にサポートしてくれます。まずは資料請求で自社の課題に合うか詳細を確認し、デモで実際の『使いやすさ』を体感してみてください。その直感的な操作性は、きっと御社の組織を変える第一歩になるはずです。」

最後に、導入検討を進めるためのチェックリストをまとめました。これらが整理できれば、カオナビ導入の成功確率はグッと高まります。

カオナビ導入検討チェックリスト

• 現状のExcel管理にかかっている工数（時間・コスト）を具体的に算出できているか
• 解決したい課題（評価効率化、配置検討、スキル管理など）の優先順位は明確か
• SmartHRなどの労務システムとの役割分担（どこまでをカオナビでやるか）は整理できているか
• 経営層へのプレゼン準備（費用対効果やセキュリティ説明）はできているか

ぜひ、この機会にアナログな管理から脱却し、社員一人ひとりが輝く組織づくりをスタートさせてください。