【例文付】仕事の依頼メール完全ガイド！断られない書き方とマナーを専門家が解説

ビジネスシーンにおいて、メール一通で相手を動かすことは容易ではありません。「依頼」という行為は、相手の時間や労力を奪う可能性があるため、伝え方ひとつで「快諾」されるか「拒絶」されるかが決まります。特に、顔が見えないメールでのコミュニケーションでは、言葉選びのミスが致命的な誤解を生むことも少なくありません。

しかし、恐れる必要はありません。ビジネスにおける「依頼」は、単なる用件の伝達ではなく、相手を動かすための戦略的なコミュニケーションです。適切な構成と相手への配慮、そして少しの心理テクニックがあれば、経験が浅くても、あるいは言いにくいお願いであっても、「Yes」を引き出すことは十分に可能です。

本記事では、業界歴20年以上のビジネスコミュニケーション・ストラテジストである筆者が、相手に好印象を与え、スムーズに仕事を進めるための依頼メールの極意を徹底解説します。基本の型から、断られにくい心理テクニック、そして今すぐ使えるシーン別テンプレートまで、あなたの武器となる情報を網羅しました。

この記事でわかること

• 相手が快く引き受ける「依頼メール」の黄金構成と心理テクニック
• 【コピペOK】社外・社内・シーン別のそのまま使える依頼例文集
• チャットツールや緊急時など、現代のビジネスシーンに即した依頼マナー

ぜひこの記事をブックマークし、日々の業務で迷ったときの「辞書」としてご活用ください。それでは、相手の心を動かす依頼の技術を学んでいきましょう。

ビジネスメールにおける「依頼」の基本構造と5つの必須要素

依頼メールを書く際、多くの人が「何から書き始めればいいのかわからない」「失礼がないか不安だ」と感じて筆が止まってしまいます。しかし、ビジネスメールには、長年の商習慣の中で洗練された「基本の型」が存在します。この型を守ることは、単なるマナー順守というだけでなく、相手にとって「読みやすく、要点が瞬時に伝わる」という最大のメリットを提供することに繋がります。

まずは、あらゆる依頼メールに共通する5つの必須要素とその役割を、視覚的に理解しておきましょう。この構造さえ頭に入っていれば、どんな複雑な依頼でも迷わずに構成を組み立てることができるようになります。

以下、それぞれの要素について、なぜ重要なのか、具体的にどう書くべきかを深掘りして解説します。

件名：一目で用件と重要度が伝わる書き方

ビジネスパーソンは一日に数十通、多い人では百通以上のメールを受信します。その中で、あなたのメールを開封し、優先的に対応してもらうためには、件名の工夫が不可欠です。「お願い」「ご相談」といった抽象的な件名は避けましょう。これでは中身を開くまで緊急度も内容もわからず、後回しにされるリスクが高まります。

理想的な件名は、【隅付き括弧】を活用し、用件を具体的に記載することです。例えば、「【ご依頼】新規プロジェクト用資料作成の件（株式会社〇〇 佐藤）」のように記述します。これにより、相手は一覧画面を見ただけで「誰から」「何の用件で」連絡が来たのかを瞬時に把握できます。

また、期限が決まっている場合は、「【10/15〆切】」のように日付を入れるのも効果的です。ただし、「至急」や「緊急」といった言葉を多用すると、相手にプレッシャーを与えたり、管理能力を疑われたりする可能性があるため、真に緊急な場合を除いて慎重に使用してください。

宛名と挨拶：相手との距離感に応じた使い分け

本文の冒頭は必ず宛名から始めます。会社名、部署名、役職、氏名（敬称）の順に書くのが基本マナーです。社外の人に対しては略さずに正式名称で書くことが鉄則です。「（株）」と略さず「株式会社」と書きましょう。また、担当者名が不明な場合は「採用ご担当者様」や「〇〇部 御中」とします。

挨拶文は、社外であれば「いつも大変お世話になっております。」が定型句です。初めて連絡する相手には「突然のご連絡失礼いたします。」や「初めてご連絡させていただきます。」を用います。一方、社内の相手であれば「お疲れ様です。」が基本です。これらの挨拶は、本題に入る前のクッションの役割を果たし、いきなり用件を突きつける唐突さを和らげます。

名乗りと導入：誰からの何の連絡かを明確にする

挨拶の次は、自分が何者であるかを名乗ります。「株式会社〇〇の佐藤です。」と所属と氏名を明記しましょう。以前お会いしたことがある場合は、「先日の交流会で名刺交換をさせていただきました、株式会社〇〇の佐藤です。」と一言添えるだけで、相手の記憶を呼び覚まし、親近感を持ってもらうことができます。

導入部分では、「本日は、〇〇の件でご相談したくご連絡いたしました。」と、このメールの目的を簡潔に宣言します。これにより、読み手は「これから依頼の話が始まるのだな」と心の準備ができ、続く詳細内容を理解しやすくなります。結論ファーストの原則に基づき、早い段階でメールの意図を明かすことが重要です。

本文（依頼内容）：5W1Hで具体的に伝える技術

ここが依頼メールの核となる部分です。相手に動いてもらうためには、「何を」「いつまでに」「どのように」してほしいのかを、曖昧さなく伝える必要があります。ここで情報が不足していると、相手から確認の返信をもらうことになり、無駄なやり取り（ラリー）が発生してしまいます。

以下の要素を箇条書きなどで整理して伝えると効果的です。

• 依頼の背景：なぜこの作業が必要なのか（目的）
• 具体的な作業内容：何をしてほしいのか
• 期限（納期）：いつまでに完了してほしいか
• 提供資料や条件：作業にあたって参照すべき情報は何か

特に「期限」は重要です。「なるべく早めに」といった表現は、人によって解釈が異なるためトラブルの元です。「〇月〇日（水）15:00まで」と、日時を明確に指定することで、相手もスケジュールを組みやすくなります。

結びと署名：最後まで丁寧な印象を残す定型句

本文の最後は、相手への配慮を示す結びの言葉で締めくくります。「ご多忙の折、大変恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。」といったフレーズが一般的です。依頼内容の重さや相手との関係性に合わせて、丁寧さの度合いを調整しましょう。

最後に、署名を必ず挿入します。会社名、住所、電話番号、メールアドレス、WebサイトのURLなどを含めます。これは単なる形式ではなく、相手が電話で急ぎの確認をしたい場合などに参照する重要な連絡先情報となります。多くのメールソフトには署名設定機能がありますので、自動挿入されるように設定しておくと便利です。

▼【初心者向け】基本の依頼メールテンプレート（汎用版）

件名：【ご依頼】〇〇に関する資料作成のお願い（株式会社△△ 佐藤）

株式会社〇〇
営業部　部長
鈴木 一郎 様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の佐藤 健太です。

本日は、来月開催予定のプロジェクト会議に向けた、
事前資料の作成についてご相談したくご連絡いたしました。

ご多忙のところ大変恐縮ですが、
以下の内容にて資料のご準備をお願いできませんでしょうか。

記

■依頼内容
〇〇プロジェクトに関する市場調査レポートの作成

■納期
202X年〇月〇日（火） 17:00まで

■詳細・補足
添付のフォーマットをご使用いただけますと幸いです。
必要なデータは共有サーバーの「〇〇フォルダ」に格納しております。

以上となります。

お手数をおかけして申し訳ございませんが、
ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

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株式会社△△　営業部
佐藤 健太 (Sato Kenta)
〒000-0000 東京都〇〇区〇〇 1-2-3
Tel: 03-0000-0000 / Fax: 03-0000-0000
Email: sato@example.com
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【専門家直伝】相手に「Yes」と言わせる3つの心理テクニックと準備

形式通りのメールを送っても、相手が忙しかったり、依頼内容が面倒だったりすると、断られてしまうことがあります。ここで差がつくのが、相手の心理に働きかけるテクニックです。ビジネスにおける依頼は一種の「交渉」です。相手が気持ちよく「Yes」と言える状況を作り出すための、プロの視点をお伝えします。

依頼前に整理すべき「相手のメリット」と「断る理由の排除」

人は、自分にメリットがない行動には消極的になりがちです。一方的な「お願い」ではなく、相手にとっても何らかの利点があることを示唆できれば、承諾率は格段に上がります。

例えば、資料作成を依頼する場合、「この資料があれば会議がスムーズに進みます」というのは依頼側のメリットです。これを相手側のメリットに変換すると、「事前に資料をいただくことで、会議当日は〇〇様の提案時間を十分に確保できます」や「上層部への共有が早まり、プロジェクトの承認がスムーズになります」といった伝え方が可能です。

また、「断る理由」を先回りして潰しておくことも重要です。「時間がかかるから無理」と思われないように「過去のデータを流用していただいて構いません」と添えたり、「やり方がわからない」を防ぐために「参考サンプルを添付します」と記述したりすることで、相手の心理的ハードルを下げることができます。

心理的リアクタンスを防ぐ「選択肢の提示」テクニック

「心理的リアクタンス」とは、他人から強制されたり、選択の自由を奪われたりしたときに生じる反発心のことです。「〇月〇日に打ち合わせをお願いします」と一方的に日時を指定されると、無意識に「なぜ勝手に決めるのか」と反発したくなります。

これを防ぐには、相手に選択の余地を与えることが有効です。「〇月〇日の週で、ご都合の良い日時を3つほどいただけますでしょうか」と聞く、あるいは「〇日か△日の午後はいかがでしょうか」と複数の候補を提示する手法です。「自分で選んだ」という感覚を持たせることで、相手は決定事項に対して責任と納得感を持つようになります。

「返報性の原理」を活用した日頃の関係構築

心理学には「返報性の原理」という法則があります。これは、人は他人から何かをしてもらうと、「お返しをしなければならない」という感情を抱く性質のことです。

依頼メールを送るときだけ丁寧にするのではなく、日頃から相手に有益な情報を提供したり、相手の小さな困りごとを助けたりしておくことが、いざという時の「強力な武器」になります。「佐藤さんには以前助けてもらったから、今回は一肌脱ごう」と思ってもらえる関係性こそが、最強の依頼テクニックと言えるでしょう。メールの冒頭で「先日は〇〇の件でご協力いただき、ありがとうございました」と、過去の恩義に触れるだけでも効果があります。

ビジネスコミュニケーション・ストラテジストのアドバイス
「依頼は『準備』が8割です。いきなりメール作成画面を開いて書き始めるのはNGです。私は現役時代、まず手元のメモ用紙に『相手がこの依頼を受けることで得られるメリットは何か？』『逆に、相手が懸念するポイント（面倒くささ、リスク）は何か？』を書き出してから文面を作成していました。このワンクッションを置くだけで、独りよがりな文章がなくなり、相手の立場に立った配慮ある文面が自然と生まれます。結果として、承諾率が劇的に高まるのです。」

印象を劇的に変える「クッション言葉」完全リスト

日本語のビジネスメールにおいて、最も重要な潤滑油となるのが「クッション言葉」です。依頼や催促、お断りなど、相手にとって負担や不快感を与えかねない内容を伝える際、文頭に添えることで衝撃を和らげる効果があります。

クッション言葉を使いこなせるかどうかで、あなたの知性と配慮の深さが評価されます。ここでは、シーン別にそのまま使えるクッション言葉を一覧にしました。辞書代わりに活用してください。

誤った敬語に注意！「させていただく」の過剰使用

丁寧さを意識するあまり、陥りやすいのが「させていただく」の乱用です。「作成させていただきます」「確認させていただきます」「連絡させていただきます」と連呼すると、かえって読みづらく、慇懃無礼な印象を与えかねません。

文化庁の敬語の指針によれば、「させていただく」は「相手の許可を得て行うこと」かつ「それにより自分が恩恵を受けること」の2条件を満たす場合に使います。単に自分の動作を丁寧にするだけなら、「いたします」で十分です。

• △ 確認させていただきます。 → ○ 確認いたします。
• △ ご連絡させていただきます。 → ○ ご連絡いたします。

シンプルで美しい敬語を使うことも、相手への配慮の一つです。

【社外編】そのまま使える！シーン別依頼メール例文集

ここからは、実務で頻繁に発生するシーン別の依頼メール例文を紹介します。社外へのメールは会社の顔としての責任が伴います。失礼がなく、かつ目的を確実に達成できる文面を用意しました。状況に合わせて適宜アレンジしてご使用ください。

見積もり・資料請求の依頼（新規取引先）

初めてコンタクトを取る相手には、何を見て連絡したのか、なぜ興味を持ったのかを明記し、警戒心を解くことが大切です。

▼例文：見積もり依頼

件名：【お見積り依頼】Webサイトリニューアルの件（株式会社△△ 佐藤）

株式会社〇〇
営業部 御中

突然のご連絡失礼いたします。
株式会社△△、広報担当の佐藤 健太と申します。

貴社のWebサイトを拝見し、そのデザイン性と実績の豊富さに魅力を感じ、
この度ご連絡させていただきました。

現在、弊社ではコーポレートサイトの全面リニューアルを検討しており、
ぜひ貴社にお見積りをお願いしたく存じます。

つきましては、以下の要件にて概算のお見積りをいただけますでしょうか。

記

1. 依頼内容：コーポレートサイトのリニューアル（全10ページ程度）
2. 想定納期：202X年〇月頃公開予定
3. 予算感：〇〇万円〜〇〇万円程度
4. 参考サイト：https://www.example.co.jp

詳細な要件定義書を添付いたしますので、ご確認いただけますと幸いです。

ご多忙の折、お手数をおかけしますが、
〇月〇日（金）までにご回答いただけますでしょうか。

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
何卒よろしくお願い申し上げます。

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（署名）
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アポイントメント・打ち合わせの日程調整依頼

日程調整は、こちらの都合を押し付けず、かつ相手が選びやすいように候補を挙げることがポイントです。所要時間や場所（オンラインか対面か）も忘れずに記載しましょう。

▼例文：日程調整依頼

件名：【日程調整のお願い】新規プロジェクトに関するお打ち合わせについて

株式会社〇〇
佐藤 様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の佐藤です。

先日はお電話にてご対応いただき、誠にありがとうございました。
さて、表題の件につきまして、詳細を詰めさせていただきたく、
一度お打ち合わせのお時間をいただけますでしょうか。

所要時間は1時間程度、オンライン（Zoom）を想定しております。
勝手ながら、以下の日程でご都合いかがでしょうか。

■候補日時
1. 〇月〇日（月） 14:00〜17:00
2. 〇月〇日（水） 10:00〜12:00
3. 〇月〇日（木） 15:00〜18:00

上記日程でご都合が合わない場合は、
恐れ入りますが、〇〇様の候補日を2〜3ほどご教示いただけますと幸いです。

ご多忙中とは存じますが、ご調整のほどよろしくお願いいたします。

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（署名）
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原稿執筆・デザイン制作など業務の発注依頼

クリエイターや専門職への発注依頼では、条件面（報酬、納期、権利関係）を明確にすることがトラブル防止に繋がります。

▼例文：業務発注依頼

件名：【新規ご依頼】オウンドメディア記事執筆の件（株式会社△△）

フリーライター
田中 様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△、編集部の佐藤です。

以前納品いただいた記事が社内外で大変好評でしたので、
ぜひ今回の特集記事も田中様にお願いしたくご連絡いたしました。

つきましては、以下の条件にてご執筆を依頼させていただけますでしょうか。

■ご依頼内容
テーマ：「202X年のビジネストレンド」に関する解説記事
文字数：3,000文字程度
構成案：添付ファイルをご参照ください

■スケジュール
初稿納期：〇月〇日（月）
校了予定：〇月〇日（金）

■報酬
〇〇円（税別）

お引き受けいただけるようでしたら、正式な発注書をお送りいたします。
スケジュールの都合等で難しい場合は、遠慮なくお申し付けください。

ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。

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（署名）
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講師・登壇・取材の依頼

相手の専門性や実績を尊重し、「なぜあなたにお願いしたいのか」という熱意を伝えることが承諾への鍵となります。

▼例文：登壇依頼

件名：【講演のご依頼】弊社主催セミナーご登壇のお願い（株式会社△△）

〇〇大学 教授
高橋 先生

拝啓

（時候の挨拶：新緑の候、貴職におかれましては益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。）

突然のご連絡にて失礼いたします。
株式会社△△、セミナー事務局の佐藤と申します。

平素より高橋先生の著書『〇〇の未来』を拝読し、
その鋭い洞察と先進的な視点に感銘を受けておりました。

この度、弊社では業界関係者を対象とした大規模セミナーを開催することとなり、
ぜひ高橋先生に基調講演をお願いしたく、ご連絡差し上げました。

先生の専門分野である「〇〇」について、
最新の知見をお話しいただければ、参加者にとって大変有意義な機会になると確信しております。

■開催概要（案）
日時：202X年〇月〇日（金） 13:00〜14:00
場所：〇〇ホール（東京都〇〇区）
テーマ：〇〇業界の今後の展望について
謝礼：規定により〇〇万円をご用意しております

ご多用中のところ大変恐縮ですが、
企画書を添付いたしますので、ご検討いただけますでしょうか。

まずはご意向をお伺いしたく存じます。
何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

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（署名）
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ビジネスコミュニケーション・ストラテジストのアドバイス
「社外への依頼で最も重要なことは『あなただから頼みたい』という特別感の演出です。テンプレートをそのまま使うのは効率的ですが、それだけでは相手の心は動きません。文中に『〇〇様の過去の実績を拝見し』や『御社の〇〇という評判を伺い』といった一文を加えるだけで、相手の承認欲求が満たされます。人は自分を評価してくれる人のために動きたいと願う生き物です。このひと手間が、優先順位を上げてもらうための鍵となります。」

【社内編】上司・他部署へスムーズに動いてもらう依頼メール例文集

社内メールは、社外向けほど堅苦しくする必要はありませんが、親しき仲にも礼儀ありです。特に他部署への依頼は、相手の業務時間を割いてもらうことになるため、感謝と配慮を忘れてはいけません。また、上司への依頼は「判断に必要な情報」を網羅することが求められます。

上司への確認・決裁・承認の依頼

上司は常に時間に追われています。判断を仰ぐメールでは、結論を急ぎ、Yes/Noで答えられるように情報を整理しましょう。

▼例文：承認依頼

件名：【承認依頼】A社向け見積書の件（10/15提出期限）

鈴木部長

お疲れ様です。佐藤です。

現在進めておりますA社案件につきまして、
先方へ提出する見積書の作成が完了しました。

内容をご確認いただき、問題なければご承認をお願いいたします。

■確認事項
・保存場所：共有サーバー/営業部/A社案件/見積書_v1.xlsx
・値引き率：今回は特別対応として5%引きで計上しております。
・提出期限：明後日（10/15）の午前中

修正点などがございましたら、ご指摘いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。

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（署名）
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他部署への資料提出・データ協力の依頼

他部署への依頼は、相手にとって「自分の本来の仕事ではない」追加業務になりがちです。なぜそのデータが必要なのか、協力することで会社全体にどんなメリットがあるのかを伝え、協力体制を引き出しましょう。

▼例文：データ協力依頼

件名：【ご相談】次期製品開発に伴う顧客アンケートデータの共有について

マーケティング部
田中 課長

お疲れ様です。
開発部の佐藤です。

現在、次期製品の仕様検討を進めており、
貴部署で実施された「顧客満足度アンケート（昨年分）」の結果を参考にさせていただきたいと考えております。

お忙しいところ大変恐縮ですが、
該当データの集計結果をご共有いただくことは可能でしょうか。

■使用目的
次期製品の機能改善に向けたユーザーニーズの分析のため

■希望期日
来週水曜日（〇月〇日）まで

もしデータの取り出しに工数がかかるようであれば、
閲覧権限のみ付与していただく形でも構いません。

ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

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（署名）
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社内会議・ミーティングの参加依頼

会議への参加依頼は、単なる招集通知ではありません。参加者が事前に準備できるよう、アジェンダ（議題）を明確にすることがマナーです。

▼例文：会議参加依頼

件名：【会議開催】〇〇プロジェクト キックオフミーティングのお知らせ

関係者各位

お疲れ様です。佐藤です。

標記の件、〇〇プロジェクトの開始に伴い、
キックオフミーティングを以下の通り開催いたします。

ご多忙中とは存じますが、ご出席をお願いいたします。

日時：〇月〇日（月） 10:00〜11:00
場所：第2会議室（Web参加の方はカレンダーのURLより）
議題：
1. プロジェクトの目的とゴール共有
2. スケジュール確認
3. 各メンバーの役割分担

※事前に添付資料「プロジェクト概要.pdf」をご一読ください。

欠席される場合は、前日までに佐藤までご連絡ください。
よろしくお願いいたします。

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（署名）
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ビジネスコミュニケーション・ストラテジストの体験談
「私が新人の頃、他部署の先輩にチャットで『〇〇の売上データください』とだけ送り、こっぴどく怒られた経験があります。『私はあなたの部下ではないし、自動販売機でもない』と。社内であっても、相手には相手の業務と都合があります。依頼の背景（なぜ必要なのか）と、手を動かしてもらうことへの感謝（お手数ですが、ありがとうございます）を伝えることの重要性を、その失敗から痛感しました。社内調整が上手い人は、こうした『小さな礼儀』を絶対に欠かしません。」

緊急・トラブル・言いにくい依頼の対処法と例文

ビジネスにおいて最も神経を使うのが、こちらの都合で無理をお願いする場合や、トラブル対応時の依頼です。こうした場面では、下手な言い訳は逆効果です。誠意ある謝罪と、論理的な事情説明、そして代替案の提示が求められます。

短納期の無理なお願いをする場合の低姿勢な書き方

通常よりも短い期間で対応してもらう場合は、まず「無理を承知でお願いしている」という認識を示します。その上で、なぜ急いでいるのかの理由を正直に伝えましょう。

ポイント：
「こちらの不手際でスケジュールが押してしまい」「急な仕様変更が発生し」など、理由を明確にする。

▼例文：短納期での依頼

件名：【緊急のご相談】〇〇の納期短縮のお願い

株式会社〇〇
田中 様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の佐藤です。

現在ご依頼しております「〇〇制作」の件で、
折り入ってご相談がございます。

本来であれば〇月〇日の納期でお願いしておりましたが、
弊社クライアントの都合により、急遽スケジュールの前倒しが必要となりました。

誠に勝手なお願いで大変心苦しいのですが、
納期を【〇月〇日（水）】に短縮していただくことは可能でしょうか。

こちらの都合で多大なるご迷惑をおかけすることとなり、深くお詫び申し上げます。
特急対応として、別途追加費用をお支払いさせていただく準備もございます。

急なご相談で恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

一度断られた相手に条件を変えて再依頼する場合

一度断られた相手に再度アプローチする場合は、「しつこい」と思われない配慮が必要です。前回断られた理由（予算、納期など）をクリアした新しい条件を提示し、「これならいかがでしょうか」と打診します。

自分のミスで発生した作業をお願いする場合（謝罪＋依頼）

自分のミスで相手に修正作業などを依頼する場合は、言い訳をせずに謝罪することが最優先です。「私の確認不足により」「手違いにより」と責任の所在を自分にし、相手の労力に対する申し訳なさを伝えます。

修正・リテイクをお願いする場合の角が立たない伝え方

成果物に対して修正を依頼する場合、相手の仕事を否定しないように注意します。まずは「素晴らしい出来栄えです」「早急なご対応ありがとうございます」と感謝と評価を伝え、その後に「一点だけ、以下の箇所を調整いただけますでしょうか」と切り出します。「修正」ではなく「調整」「ブラッシュアップ」という言葉を使うのもテクニックの一つです。

ビジネスコミュニケーション・ストラテジストのアドバイス
「緊急の依頼や、自分のミスに伴うお願いなど、言いにくいことこそ『メール＋電話』の合わせ技が鉄則です。メールを送った直後に電話を入れ、『先ほどメールもお送りしたのですが、急なお願いで申し訳ありません』と声で直接誠意を伝えましょう。メールの文面だけでは冷たく伝わりがちな内容も、声のトーンで補完することで、相手の感情的な反発（怒りや呆れ）を最小限に抑えることができます。これはデジタル全盛の今だからこそ、より効果的なアナログ手法です。」

メールだけじゃない！チャットツール（Slack/Teams）での依頼マナー

近年では、SlackやMicrosoft Teams、Chatworkなどのビジネスチャットで依頼を行うケースも増えています。メールとは異なる文化やマナーが存在するため、ツールに応じた使い分けが必要です。

メールとチャットの使い分け基準（重要度と緊急度）

チャットはリアルタイム性が高く、気軽なやり取りに適していますが、重要な依頼や公式な文書として残すべき内容はメールが適しています。

• チャット向き：簡単な確認、急ぎの連絡、社内メンバーへの軽い依頼、日程調整の打診
• メール向き：見積もり依頼、契約に関わる重要な依頼、お詫び、目上の人や社外への正式な依頼

チャット特有の「メンション」と「リアクション」のマナー

チャットでは、相手に通知を送る「メンション機能（@名前）」を適切に使いましょう。メンションがないと、タイムラインの流れに埋もれて気づかれない可能性があります。ただし、休日や深夜のメンションは通知によるストレスを与えるため控えるべきです。

また、依頼を受けた側は「スタンプ（リアクション）」で素早く反応するのがマナーです。「見ました」「了解」の意味でスタンプを押すことで、依頼した側を安心させることができます。

長文はNG！チャットで依頼する際の簡潔な構成テンプレート

チャットでスクロールが必要なほどの長文を送るのはマナー違反です。挨拶は「お疲れ様です」程度に留め、要件を端的に伝えます。

▼例文：チャット用依頼フォーマット

@田中さん
お疲れ様です。佐藤です。

【依頼】来月の定例会議資料の共有について

来週の会議で使用する資料を事前に確認したく、
以下のフォルダにアップロードをお願いできますでしょうか。

📌 期限： 明日（水）15:00まで
📂 場所： 共有ドライブ > 01_会議資料

他の業務でお忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いします！🙇‍♂️

依頼メールを送った後のフォローとトラブルシューティング

メールは「送って終わり」ではありません。相手が承諾し、実際に作業を完了してくれて初めて依頼は達成されます。送信後のフォローもプロの仕事の一部です。

返信が来ない場合の催促メールの書き方

依頼メールを送っても返信がない場合、相手が見落としているか、忙しくて後回しにしている可能性があります。催促をする際は、相手を責めるような表現は避け、「メールが届いているかの確認」というスタンスを取るのが無難です。

「〇月〇日にお送りした件につきまして、ご状況いかがでしょうか。もし私の手違いでメールが届いていないようでしたら、再送いたしますのでお申し付けください。」と伝えると、角が立ちません。

依頼を断られた場合のスマートな引き際と返信例文

残念ながら依頼を断られた場合、不満な態度を見せるのはNGです。将来また依頼する可能性を考慮し、良好な関係を維持して終わらせましょう。「ご事情、承知いたしました。今回は残念ですが、また別の機会にご相談させていただければ幸いです。」と爽やかに引き下がります。

無事に納品・対応してもらった後のお礼メールの重要性

依頼に対応してもらった後は、必ずお礼メールを送りましょう。「やってもらって当たり前」という態度は、次の依頼を困難にします。「迅速にご対応いただき、大変助かりました。」と具体的な感謝を伝えることで、信頼関係が強化され、次も「またこの人のために頑張ろう」と思ってもらえるようになります。

よくある質問（FAQ）

最後に、依頼メールに関してよく寄せられる質問にお答えします。

Q. 「依頼」と「お願い」の使い分けは？

実務上は厳密な区別はありませんが、「依頼」は業務的・公的なニュアンスが強く、「お願い」はより個人的・感情的なニュアンスが含まれます。件名や公式文書では「ご依頼」、本文中の柔らかい表現としては「お願い」を使うなど、文脈に合わせて使い分けると良いでしょう。

Q. 件名に【至急】とつけても失礼ではないですか？

ビジネスコミュニケーション・ストラテジストの回答
「基本的には避けるべきです。【至急】という言葉は、受け手に対して命令的な圧力を感じさせます。どうしても必要な場合は【重要・要相談】などの言葉を選び、本文の冒頭で『こちらの都合で大変恐縮ですが、急ぎ確認させていただきたく～』と、期限が迫っている理由とお詫びを丁寧に記しましょう。どうしても緊急の場合は、メール送信後に電話でフォローするのがマナーです。」

Q. CCに入れた上司への配慮は必要ですか？

宛名にはTO（宛先）の人の名前のみを書くのが基本ですが、CCに入れている人がそのメールを見ていることを意識した内容にする必要があります。また、本文中で「（CC：鈴木部長）」のように、誰に共有しているかを明記すると、TOの人に対して「上司も情報を共有しています」というサインになり、対応の優先度を上げてもらいやすくなる効果があります。

まとめ：依頼スキルはビジネスを円滑にする最強の武器

最後までお読みいただき、ありがとうございます。ビジネスにおける「依頼」は、相手の時間をいただく行為であり、そこには必ず敬意と配慮が必要です。

今回ご紹介したテンプレートや心理テクニックは、あくまで「型」です。最も大切なのは、その型の中に「相手への思いやり」を込めることです。「どう書けば相手が動きやすいか」「どう伝えれば相手が快く引き受けてくれるか」を想像する力こそが、あなたのビジネスパーソンとしての価値を高めます。

まずは、記事内のテンプレートを辞書登録したり、メモ帳に保存したりして、日々の業務時間を短縮してみてください。形式的な迷いをなくし、相手に合わせた微調整に時間を使えるようになれば、あなたの依頼スキルは格段に向上し、周囲からの信頼も厚くなるはずです。

最後に、メール送信前の最終チェックリストを掲載します。送信ボタンを押す前に、ぜひ一度確認してみてください。

今日からのメール作成が、あなたにとってストレスではなく、信頼を築くチャンスとなることを願っています。